IntegrationMag al MiCo di Milano

Ci siamo recati in visita al MiCo di Milano, in occasione di una delle giornate di training fornite da Yamaha sui propri sistemi di mixaggio e sulla distribuzione audio over IP per il personale di Volume, azienda fornitrice del personale, gestione tecnica e assistenza per la struttura milanese.

Il MiCo è nato all’interno dell’ex area fieristica Milano City nel 1994 e specializzato nella gestione di grandi ed importanti eventi. L’intero gruppo è formato da 3 centri congressi ed un meeting center per un totale di oltre 20.000 posti a sedere: MiCo – Milano Congressi, Stresa Convention Centre sul Lago Maggiore, Stella Polare, il centro congressi della nuova Fiera di Milano e MoMeC e l’Executive Business suite nel cuore di Roma. Ogni struttura rappresenta un modello gestionale innovativo capace di rispondere ad ogni esigenza, dotato di lussuose salette riunioni e audiovisivi di ultima generazione, vaste aree polifunzionali e telecomunicazioni innovative e sale conferenze flessibili.

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Una delle sale presenti all’interno del MiCo

La struttura del MiCo è composta da 70 sale attrezzate e munite di regia, capaci di contenere dai 100 ai 300 ospiti che possono lavorare in maniera completamente indipendente o, in alternativa, si possono unire tra loro per creare delle sale più grandi. Il complesso vanta anche due sale plenarie, da 4.000 e 2.000 posti e di un Auditorium da 1.500 posti.

Un considerevole valore aggiunto alla struttura è dato anche dall’area espositiva disponibile, ben 54.000 mq, superficie eventualmente “convertibile” come sale plenarie da una considerevole capienza di oltre  5.000 posti. Proprio in questa area si tiene annualmente il SIEC, l’evento espositivo e formativo legato ai sistemi integrati di cui IntegrationMag, mediapartner ufficiale, ha ampiamente scritto.

Marco Salviati

Marco Salviati

Marco Salviati, Project Manager e responsabile audio visivi di Volume ci racconta l’esperienza all’interno del MiCo preso in gestione dal 2002, in una struttura, Fiera Milano City, nata già nel 1994 da un’idea dell’ ex ministro Lupi, che ha voluto creare una realtà in grado di offrire un servizio nel campo congressuale che fino ad allora non esisteva.

Volume ha cominciato con la gestione di un padiglione posizionato nell’angolo estremo della fiera suddiviso in due piani e con all’interno una sala plenaria da 2.000 posti a sedere. Come ci racconta Salviati, sul piano tecnologico la struttura non era ben attrezzata a causa di un’analisi tecnica non adeguata, con attrezzature e macchinari già all’epoca obsoleti.

La fortuna di avere a disposizione un team che ha fortemente creduto nel progetto ha fatto sì che la struttura cominciasse a funzionare, grazie anche ad una serie di investimenti ben gestiti ed impiegando un numero importante di dipendenti. Da qui è iniziata l’avventura con congressi e grandi eventi coinvolgendo inizialmente le aziende farmaceutiche, abituate ad organizzare i propri eventi all’interno di grandi alberghi, spesso non più in grado di soddisfare le richieste tecniche.
Dopo poco tempo, anche i due piani iniziali erano diventati insufficienti e si è deciso per l’acquisto del piano terra e del piano interrato, ampliando di fatto l’area espositiva e aumentando il numero di sale.

Con lo sviluppo del business a livello internazionale, le prospettive di crescita sono aumentate fino ad ottenere un numero di richieste che la struttura allora disponibile non poteva soddisfare. Per gli eventi più grandi è stata quindi allestita una tensostruttura nel piazzale antistante, con delle sale tecnologicamente pronte ad ospitare nuove esigenze nel campo Audio/Video/Luci.

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E’ nata immediatamente l’esigenza di coinvolgere un gran numero di operatori e tecnici video, oltre ad una sempre più frequente richiesta di proiettori, apparecchi per la registrazione Audio/Video ed il montaggio, strumenti per la realizzazione di presentazioni, sistemi per la gestione dei contributi video e altro ancora. Oltre al numero di tecnici è stato anche necessario affrontare il fattore della preparazione e della professionalità, un aspetto tutt’altro che banale come ci racconta Marco Salviati.

Per la gestione dei sempre più numerosi contenuti audio/video richiesti spesso contemporaneamente tra le varie sale, è stato sviluppato un software dedicato chiamato Octopus della software-house Joker srl.
Octopus è un CMS (Content Management System) sviluppato ad hoc per eventi e congressi e che consente ad esempio di effettuare la registrazione dei partecipanti, l’invio telematico dei badge virtuali, controllo accessi, raccolta delle presentazioni dei relatori e relativo smistamento nelle sale come da programma congressuale, gestione dei contenuti in streaming o post evento per il webcasting on-demand e altro ancora. Per un centro congressi di questa portata era necessario creare un database di migliaia di file per ciascun singolo congresso o evento, fino ad allora ingestibile senza un sistema gestionale di questo tipo.

Un’altra funzione molto utile fornita da Octopus è la possibilità di visualizzare sugli schermi distribuiti nei corridoi e nella hall della struttura, le conferenze in corso o che stanno per iniziare, il nome e la foto dei relatori, in quale sala l’evento si sta tenendo, da quanto tempo è iniziata una conferenza o quanto manca alla successiva. Una soluzione fondamentale per un centro congressi dove spesso ci sono 30 conferenze o eventi contemporanei in una struttura che è divenuta un dedalo di sale, corridoi e padiglioni.

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Una sala riunioni di Volume in cui si è tenuto il training con alcuni Yamaha QL1 installati nelle sale

Con questo continuo aumento di richieste, MiCo si avvale ad oggi di almeno 200 professionisti e collaboratori solo per la parte tecnologica ed informatica, che gravitano stabilmente intorno alle varie attività ed eventi.
In seguito al trasferimento della Fiera Milano City nella nuova struttura di Rho, i tre padiglioni del Portello costruiti poco prima della chiusura di Fiera Milano City, sono stati integrati nel MiCo, aumentandone di fatto la quantità di sale e la possibilità di offerta dei vari servizi.

Volume è stato quindi coinvolto in un progetto in cui l’azienda non copriva solamente i ruoli di system integrator, noleggiatore e fornitore di servizi, attrezzature e personale, ma, di fatto, è divenuta parte attiva di una realtà di portata internazionale per il quale è stato necessario individuare soluzioni operative e strutturali complesse, come appunto il sistema di gestione e distribuzione dei contenuti, la realizzazione di punti di appendimento all’interno delle sale e altro ancora.

Volume è chiamato a gestire con la massima flessibilità ogni aspetto degli eventi ospitati all’interno del MiCo: dai sistemi di traduzione simultanea, a tutti i sistemi conference, proiezione e distribuzione dei contenuti. Questo ha consentito alla struttura di ospitare eventi di primissimo piano come grandi convention aziendali, cene di gala, eventi di musica classica e pop ma anche di sviluppare progetti non di rado “faraonici”, come l’allestimento di schermi per multi-proiezione enormi con dimensioni fino a 60 x 15 mt.

Il sistema di distribuzione video lavora in Full HD cablato in fibra, una scelta che, secondo Marco Salviati, non teme ancora l’avvento del 4K poiché la stragrande maggioranza, se non la totalità, dei dispositivi impiegati nel congressuale non sono ancora dotati di connettività 4K (basta pensare ai notebook con cui si presentano i relatori) oltre al fatto che è una tecnologia ad un prezzo non ancora completamente accessibile per essere allestita in tutte le sale del MiCo.

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Le sale più piccole sono state attrezzate con proiettori Panasonic fino a 10.000 lumen, mentre nelle aree più grandi sono stati installati proiettori Barco da 20.000 lumen. “Entrambi i brand si sono dimostrati all’altezza delle varie situazioni, esprimendo una grande affidabilità nel tempo ed una elevata qualità per quanto riguarda il colore, molto importante soprattutto nelle convention legate alla medicina, dove è necessario vedere le immagini come effettivamente sono nella realtà”, commenta Salviati.

Il sistema di messa in onda in uso all’interno del MiCo è il Folsom di Barco, utilizzato precedentemente da Euphon durante la cerimonia di apertura di Torino 2006. All’occorrenza, la struttura mette a disposizione sistemi media server come Watchoout, Pandoras box, 7thSense o altri, a seconda dell’esigenza dei vari clienti.

La dotazione tecnica audio di base, come diffusori e mixer, sono di proprietà del centro congressi, mentre tutto il resto come radio-microfoni, processori, sistemi di Sound Reinforcement, interfacce, registratori eccetera, sono forniti da Volume. I sistemi di traduzione simultanea, conference systems ecc… sono invece forniti da altre ditte esterne partner di Volume.

In una delle sale regia, il rack con i sistemi di distribuzione AV e la Rio1608-D

In una delle regie il rack con i sistemi di distribuzione AV e la Rio1608-D

Con Marco Giovannetti, Product Specialist & Field Application di Yamaha, abbiamo analizzato il setup audio all’interno del MiCo, in cui le tecnologie digitali del marchio Nipponico e di Audinate la fanno da padrona. Tutte le sale sono dotate di mixer Yamaha: 18 QL5, 28 QL1 e 2 M7CL tutti collegati tramite network Dante agli I/O Rio1608-D, passando per degli switch Cisco con ridondanza. I mixer e la stagebox di ogni sala confluiscono poi in una matrice BSS BLUE che gestisce il routing tra le varie sale. Tutti gli switch che gestiscono il traffico di rete sono cablati in fibra ottica con le Control Room che fungono da centro stella per lo smistamento dei flussi AV.

Lo stesso Marco Giovannetti  ci ha illustrato le possibilità di connessione tra le varie sale: “le sale all’interno del MiCo, suddivise per colore, possono lavorare in maniera completamente indipendente oppure si possono unire tra loro quelle appartenenti allo stesso gruppo di colore per creare delle sale più grandi. Grazie alle potenzialità del Network Dante e alle scelte fatte in fase di progettazione, diventa possibile interconnettere in caso di necessità le sale tra loro, garantendo una flessibilità di gestione dell’intero centro impensabile fino ad ora. Per esempio, diventa semplicissimo far funzionare le 3 sale Green insieme e, in caso di bisogno, aggiungere in un secondo momento anche le 3 sale Orange. Oppure, in caso di un evento di grandissime dimensioni, far collegare la sala Silver in audio e video con tutte le altre.”

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Una delle control room, dotate di mixer Yamaha

In conclusione, l’aspetto forse più rilevante, nelle considerazioni, nei racconti e nelle vicende legati al MiCo sta nell’osservare una gestione che vanta certamente tecnologie e sistemi di altissima qualità e affidabilità, ma soprattutto può vantare professionalità estremamente qualificate, in particolare per una figura molto particolare, dalla posizione complessa e spesso delicata, in grado di gestire sistemi audio, video e luci, in molti casi complessi e capace, inoltre, di interfacciarsi con clienti, relatori, politici, medici, provenienti da ogni parte del mondo: quella del tecnico congressuale.

IntegrationMag Staff

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