Maggioli digitalizza l’anagrafe di Orio al Serio

Forte della spinta data dal piano e-Gov 2012 e dalle norme introdotte dal Codice dell’Amministrazione Digitale, l’Italia sta oggi affrontando uno dei più importanti passi verso la raccolta, la produzione, lo scambio e la condivisione del documento digitale all’interno della Pubblica Amministrazione. A questo proposito, il tema della gestione elettronica documentale e, più nello specifico, della de-materializzazione della documentazione prodotta nell’ambito della Pubblica Amministrazione locale rappresenta attualmente uno degli elementi di rilievo all’interno dei processi di riforma della gestione dell’attività amministrativa in ambiente digitale e costituisce una delle linee di azione maggiormente significative ai fini della riduzione della spesa pubblica.
Grazie alla gestione elettronica documentale, nell’ufficio anagrafe del Comune di Orio al Serio (BG) è in corso una vera e propria rivoluzione: documenti dell’anagrafe, vecchi anche di cent’anni e racchiusi in armadi o in archivi rotanti, sono stati dematerializzati e resi disponibili nel sistema gestionale [email protected], sviluppato da Saga, azienda del Gruppo Maggioli.
 

Il progetto di dematerializzazione intrapreso dall’amministrazione del comune bergamasco ha visto la digitalizzazione di circa 12 mila documenti, con la relativa indicizzazione di oltre 30 mila posizioni anagrafiche. L’obiettivo del progetto, realizzato in partnership con il Gruppo Maggioli, è stato quello di rendere consultabili e ricercabili a video le immagini digitali delle schede degli archivi anagrafici.
 
La soluzione ha previsto la costituzione di una banca dati delle immagini digitali ottenute per scansione. Grazie alla riproduzione digitale dell’archivio anagrafico secondo norme di legge, le immagini digitalizzate sono state abbinate a specifici indici di ricerca, rendendo immediata la consultazione delle informazioni. Sono state riprodotte in digitale le schede individuali e le schede famiglia, dei residenti, degli eliminati oltre a quelle storiche. Per ogni scheda sono stati prodotti gli indici di ricerca relativi ai dati del soggetto (cognome, nome e data di nascita) e nel caso delle schede famiglia sono stati inseriti i dati di tutti i soggetti presenti nella scheda (anche quelli eliminati). Nel sistema informativo [email protected] sono state caricate le immagini digitali delle schede ed è stata popolata la base dati con gli indici degli individui. 
Così facendo, oggi il Comune è in grado di ricercare ed individuare per ogni soggetto la relativa scheda individuale e le famiglie di cui uno stesso soggetto può aver fatto parte. Una delle criticità affrontate per il Comune di Orio al Serio è stata relativa ai formati delle schede AP6 storiche che sono di dimensione superiore all’A3 e composte da 2 e 3 ante: per la loro riproduzione digitale sono stati impiegati appositi scanner ad alta velocità in grado di acquisire in un unico passaggio il fronte ed il retro di documenti fino al formato A0.
La digitalizzazione delle schede individuali e di famiglia rappresenta il punto di partenza per una nuova concezione della gestione documentale all’interno dell’Ente e in particolare nell’ufficio Anagrafe. La conversione di questi documenti cartacei in formato digitale consente infatti di ottenere immediati ed enormi benefici sia nell’organizzazione interna dell’ufficio, sia nei rapporti con i dipendenti stessi. 
In termini di economicità l’attività di Gestione Elettronica Documentale genera risparmio di carta e riduzione degli spazi occupati dagli archivi; in termini di efficienza riduce i tempi di risposta al cittadino. Secondo i dati del Ministero della Funzione Pubblica (2009), la sola gestione elettronica del 10% dei documenti della PA consentirebbe un risparmio di 3 miliardi di euro, solo dal punto di vista economico.
L’attività di dematerializzazione dell’archivio anagrafico del comune bergamasco ha permesso quindi che le immagini e gli indici venissero integrati in tutte le applicazioni dell’anagrafe. Ciascun documento acquisito è a disposizione dell’operatore sul proprio terminale, per essere visualizzato, esportato e stampato all’occorrenza.
 
Grazie alla digitalizzazione, ad esempio, il solo inserimento di nome, cognome e data di nascita, permette con un click del mouse di avviare una ricerca in archivi di oltre 100 anni, restituendo tutta la documentazione relativa al soggetto cercato.
 
“I tempi di consultazione grazie alla Gestione Elettronica Documentale vengono abbattuti almeno del 50%, è possibile ridurre l’attesa del cittadino di molti giorni in caso si debbano incrociare dati storici per fornire documenti come lo Stato di Famiglia storico”, commenta Aurora Bugini del Comune di Orio al Serio. “Ora l’impiegato non deve più materialmente addentrarsi tra polverosi libroni cartacei, ma semplicemente a video può consultare i dati necessari per l’espletamento della pratica, tutto questo apportando benefici sia al lavoro quotidiano che al servizio offerto al cittadino, all’impresa o al professionista che necessita più che mai di risposte immediate dalla PA”.
 
Per l’anagrafe di Orio al Serio c’è inoltre la possibilità del completo passaggio al digitale: dopo anni e anni di documentazione cartacea potrà aggiornare gli archivi solo su supporto informatico, dismettendo la tradizionale registrazione cartacea.
Per gli scaffali che occupavano le stanze del Comune con la loro ingombrante mole, è giunta l’ora di andare in pensione. Orio al Serio ha intrapreso il cammino verso una totale evoluzione digitale della propria amministrazione locale.
 
 
 
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