Come si organizza un webinar? Le piattaforme più diffuse

Come avrete sicuramente notato, date le notizie che stiamo pubblicando nelle ultime settimane, le aziende stanno organizzando dei webinar per informare e formare a distanza. Grazie a questo, clienti, partner, tecnici e system integrators restano comunque vicini ai brand, all’azienda, e al mondo che, prima dell’immobilità forzata, era il loro pane quotidiano.

A questo ci affianchiamo anche noi, nella dura corsa al non perdersi d’animo. Il compito di informare e “far circolare notizie” ci calza come un vestito e crediamo fermamente che la nostra connessione con le aziende sia fondamentale in questo momento. Le parole sono importanti, ma lo sono anche le azioni. Alla fine dei conti, sarà premiato chi ha creduto nella comunicazione, investendo anche sul nuovo.

Proprio per questo, in quanto magazine di riferimento nel settore, vogliamo fare la nostra parte e, parallelamente agli articoli in merito alla situazione attuale, che andranno online a breve (stiamo raccogliendo testimonianze e opinioni), vogliamo fornirvi qualche consiglio semplice, utile e pratico per superare gli ostacoli fisici della lontananza. Il nostro compito resta, in ogni caso, quello di informare e, in casi eccezionali come durante questa emergenza planetaria, l’importanza della comunicazione non è mai da

Quindi, vietato fermarsi! Vietato fermare tutto ciò che è informazione, aggiornamento e supporto tecnico, ma anche vietato rinunciare a promuovere prodotti e soluzioni tecnologiche che comunque sono l’asse portante di chi fa questo mestiere.

Bene, parliamo a questo punto di webinar. Molti di voi sapranno certamente di cosa si tratta, molti li avranno utilizzati, ma altrettanti – e scommettiamo una percentuale discretamente alta – non li ha mai realmente utilizzati per fare promozione e divulgazione.

Il concetto alla fine è semplice, ci si appoggia ad una piattaforma per lo streaming video, si invitano degli utenti interessati ad un certo argomento e si comincia. Detta così sembra effettivamente semplice, ma non crediate che poi non lo sia nella realtà, basta trovare gli strumenti giusti.

Cosa serve a noi del settore, dato che non facciamo meeting online da 500 ed oltre utenti? Una piattaforma semplice, con interfaccia grafica accattivante ed immediata, con la possibilità di avere una sezione Q/A in real time, sufficientemente stabile e magari gratis! Se considerate che ci sono aziende che fanno webinar per 1000 dipendenti alla volta, capirete bene che per noi, che questi numeri nemmeno gli sfioriamo, la cosa è abbastanza fattibile.

Bene, ecco una carrellata di software che possono fare al caso vostro:

GoToWebinar:

Va citata di diritto poiché esiste da molto tempo ed è un grande classico anche se forse non è tra i più semplici da usare, complice una interfaccia non sempre così intuitiva. Prevede una prova gratuita di 7 giorni con un massimo di 100 partecipanti e poi si passa ad una tariffa base di 109 euro per ogni mese con uno sconto sui 12 mesi.

GoToMeeting:

Si può considerare di fatto il fratello minore di GoTowebinar. Ha forse qualche funzionalità in meno – ma neppure troppo – alcune limitazioni degli utenti ma con costi decisamente abbordabili, partendo da 12 euro per un solo mese. Ipotizzando di organizzare anche solo una manciata di sessioni in questi giorni di “isolamento” direi che con 6 euro a botta si può ottenere un ritorno interessante…

Zoom:

Semplicissima, veramente alla portata di tutti. Molto usata anch’essa e stabile. Qui è prevista una tariffa free con alcune limitazioni (esempio 40 min a sessione) ma forse in linea con le esigenze delle aziende del nostro settore. Le condizioni di utilizzo vanno verificate per bene, qualche limitazione esiste…

Apache OpenMeetings:

OpenMeetings è uno dei più diffusi software open source per fare video lezioni online, quindi di fatto un webinar. Offre funzionalità di messaggistica istantanea, condivisione e modifica di documenti, lavagna virtuale e molte altre applicazioni utili. Come molti software Apache è gratis e “open”, ossia configurabile a diversi livelli. Forse occorre essere un po’ più “smanettoni”, ma di tempo ne abbiamo.

JoinMe:

Vale la pena citarlo, tra i tanti presenti in rete, perché è effettivamente semplice da usare, ci si iscrive ed nel giro di pochi click si è in grado di entrare nel mondo del webinar. Di base c’è un periodo di uso gratuito ma in questo senso spesso cambiano le offerte e le possibilità, quindi una tariffa che vale oggi potrebbe non essere la stessa tra qualche settimana. Vale una prova…

Va anche ricordato che anche le dirette Facebook, Google Hangouts e YouTube a ben vedere offrono la possibilità di fare meeting online, ma con modalità non così complete come possono offrire piattaforme appositamente studiate. Anche in questo caso inutile concentrarci sui social, è terreno diverso e che ognuno può esplorare in autonoma.

Jitsi Meet è invece una piattaforma che ho scoperto da poco, la usa mio figlio per fare i compiti e le interrogazioni a distanza proprio in questi giorni. Usarla è veramente semplice, però devo ancora capire se può andare bene per i nostri scopi. Di sicuro molto interessate e gratuita.

OBS Studio è un ottimo software free, ideale sia per lo streaming in diretta, sia per registrare e condividere le vostre lezioni. Disponibile per Windows, macOS e Linux, OBS consente di scegliere di registrare contemporaneamente audio in entrata o uscita, determinate schermate, webcam o altro ancora e di creare diverse scene richiamabili. Un prodotto davvero utile e soprattutto completamente gratuito!

Ora, che più o meno avete una traccia degli strumenti dai quali partire, aggiungiamo un paio di raccomandazioni, semplici e schematiche per organizzare, nella pratica, i vostri webinar:

  • assicuratevi di avere qualche cosa di interessante da dire! Alle persone non piace perdere tempo e neppure annoiarsi.
  • organizzate sessioni massimo di un’ora, lasciando almeno la metà del tempo da dedicare alle interazioni. Qui ognuno la pensa come vuole: interazioni alla fine, possibilità di interruzione istantanea, prenotazione, fate come credete. Nella mia attività di consulente per la comunicazione mi sono accorto ben presto di come il grado di attenzione sia limitato già negli incontri reali, figuriamoci online.
  • trovate espedienti per ristabilire il giusto grado di interesse. Come un bell’esempio audio, una showreel e, se siete dotati di senso dello humor, una battuta sdrammatizzante.

Vogliamo ricordare infine che un Webinar non è uno strumento utile solo per le aziende, come si può essere portati erroneamente ad immaginare, ma anche ad altre realtà che hanno bisogno di tenersi in contatto ed in aggiornamento, ritrovando un filo diretto con i propri dipendenti e/o collaboratori. Siamo sicuri che tra qualche settimana o al massimo qualche mese, le cose ripartiranno e ripartiranno con la giusta spinta!

Aldo Chiappini – Editor-In-Chief
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